Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die

Inkprynt GmbH

Uhlandstraße 14, 71065 Sindelfingen, Deutschland

Geschäftsführer: Lorenz Godofred Lancelot Maisch

Sitz der Gesellschaft: Sindelfingen · Registergericht: Amtsgericht Stuttgart, HRB 807497

Telefon: +49 7031 3049490 · E-Mail: info@inkprynt.com · Datenschutz: privacy@inkprynt.com

Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist unser Geschäftsführer Lorenz Godofred Lancelot Maisch (privacy@inkprynt.com). Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierzu nach § 38 BDSG keine Pflicht besteht.

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen: – Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung, z. B. über das Cookie-Banner). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. – Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, einschließlich der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) – Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO (rechtliche Pflichten, insbesondere aus Handels- und Steuerrecht) – Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. sicherer Betrieb der Website, Geschäftskommunikation und Direktwerbung). Hiergegen können Sie Widerspruch einlegen (Nr. 20). – § 25 TDDDG (Speichern von und Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät mit Ihrer Einwilligung oder, soweit unbedingt erforderlich, ohne Einwilligung)

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA („Vercel“) gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet Vercel in unserem Auftrag technisch erforderliche Daten, nämlich IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Logdaten werden nach einem Tag automatisch gelöscht.

Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir außerdem die Absendungen des Kontaktformulars je IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Eine dauerhafte Speicherung erfolgt nicht. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe Nr. 15.

4. Cookie-Banner und Einwilligung

Beim Besuch unserer Website fragen wir über ein Banner Ihre Einwilligung in die Reichweitenmessung (Nr. 5) und das HubSpot-Besuchertracking (Nr. 7) ab. Wählen Sie „Nur notwendige“, bleiben beide Dienste deaktiviert und die Website funktioniert weiterhin vollständig. Ihre Entscheidung speichern wir mit Zeitpunkt lokal in Ihrem Browser (localStorage, Eintrag „inkprynt-cookie-consent“). Sie wird nicht an uns übertragen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich der Website ändern oder widerrufen. Bei einem Widerruf beenden wir die betroffenen Dienste und entfernen die zugehörigen Cookies (Nr. 9) aus Ihrem Browser.

5. Reichweitenmessung mit Vercel Web Analytics

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Vercel Web Analytics, um die Nutzung unserer Website zu verstehen und zu verbessern. Der Dienst setzt keine Cookies. Übermittelt werden je Seitenaufruf unter anderem die aufgerufene Seite, der Referrer, ein grober Standort bis zur Stadtebene, der Gerätetyp, das Betriebssystem und der Browser. Besucher werden nur über einen Hash-Wert unterschieden, der nach 24 Stunden verworfen wird. Eine Wiedererkennung über mehrere Websites hinweg findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

6. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Technisch übermittelt das Formular zusätzlich die Seite, von der aus Sie es absenden. Die Daten werden von unserem Server an unser CRM-System HubSpot übermittelt und dort gespeichert. Anbieter ist die HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der EU gespeichert. Mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Die Speicherdauer richtet sich nach Nr. 16.

7. HubSpot-Besuchertracking

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir zusätzlich das Besuchertracking von HubSpot ein. HubSpot setzt dafür Cookies (Nr. 9) und erfasst unter anderem besuchte Seiten, die Herkunft des Besuchs, Browser- und Geräteangaben sowie die IP-Adresse. Senden Sie danach das Kontaktformular ab, kann HubSpot Ihre bisherigen Besuche Ihrem Kontakt zuordnen. Dies dient der Auswertung unserer Website und der Vorbereitung unserer Kommunikation mit Ihnen. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung treffen wir dabei nicht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Zum Anbieter und zum Auftragsverarbeitungsvertrag siehe Nr. 6, zu einem möglichen Zugriff aus den USA Nr. 15.

8. E-Mail, Telefon und Post

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Post kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO). Unseren E-Mail-Verkehr und unsere Dokumente verwalten wir mit Google Workspace der Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Speicherdauer richtet sich nach Nr. 16.

9. Cookies und lokale Speicherung

Auf unserer Website werden folgende Speicherungen eingesetzt:

10. Kunden und Aufträge

Für Angebot, Auftrag, Produktion, Versand, Abrechnung und Folgeaufträge verarbeiten wir Stammdaten (Name, Firma, Funktion, Anschrift), Kontaktdaten, Vertrags- und Projektdaten, Gestaltungspräferenzen, Handschrift-Fonts und Unterschriftenvorlagen sowie Zahlungs- und Abrechnungsdaten. Handschrift-Fonts und Unterschriftenvorlagen verwenden wir ausschließlich zur Gestaltung der Schreiben des jeweiligen Kunden und nicht zur Identifizierung von Personen. Wir speichern sie bis zu 36 Monate nach Abschluss des letzten Auftrags. Stammen sie von Geschäftskunden, verarbeiten wir sie im Auftrag (Nr. 12).

Kundendaten führen wir in HubSpot, Dokumente und E-Mails in Google Workspace. Zahlungen wickeln wir über unser Geschäftskonto bei Qonto (Olinda SAS, Zweigniederlassung Deutschland) ab. Neben der Überweisung können Sie per Zahlungslink von Qonto oder vor Ort per Karte über Qonto Tap to Pay bezahlen. Dabei verarbeitet Qonto die für die Zahlung erforderlichen Daten, etwa Name, Betrag, Zeitpunkt und Zahlungsmittel, als eigene Verantwortliche nach ihren Datenschutzhinweisen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich nach Nr. 16.

11. Ansprache potenzieller Geschäftskunden

Wir sprechen Unternehmen, für die unsere Leistungen interessant sein können, insbesondere Autohäuser, per Post an. Dafür verarbeiten wir Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche Anschrift und Branche der jeweiligen Ansprechperson. Diese Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere aus Websites und Impressumsangaben der Unternehmen, dem Handelsregister und Branchenverzeichnissen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen.

Werbung per E-Mail senden wir nur, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn Sie bereits Kunde sind und wir Ihnen ähnliche Leistungen anbieten (§ 7 Abs. 3 UWG). Auf Ihr Widerspruchsrecht weisen wir in jeder solchen E-Mail hin. Telefonisch sprechen wir Unternehmen nur an, wenn wir von deren zumindest mutmaßlicher Einwilligung ausgehen dürfen (§ 7 Abs. 2 UWG).

In jedem Anschreiben weisen wir ausdrücklich und von anderen Informationen getrennt auf Ihr Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 und 4 DSGVO) sowie auf diese Datenschutzerklärung und die Herkunft Ihrer Daten hin. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit widersprechen (Nr. 20). Wir nehmen Sie dann in eine Sperrliste auf, damit Sie keine Werbung mehr von uns erhalten.

12. Empfängerdaten aus Kundenaufträgen

Geschäftskunden. Überlässt uns ein Unternehmen Empfängerlisten, Personalisierungsmerkmale, Unterschriften oder Handschriftproben seiner Mitarbeiter oder Dritter, verarbeiten wir diese Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage unserer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Verantwortlich bleibt der Kunde. Er entscheidet auch allein darüber, wen er anschreiben lässt. Wir speichern diese Daten in Google Workspace, nicht in HubSpot, und nutzen sie weder für eigene Werbung noch für Adresshandel oder KI-Training. Für Folgeaufträge speichern wir sie bis zu 36 Monate nach Abschluss des letzten Auftrags, sofern der Kunde keine frühere Löschung anweist. Empfängerlisten, Unterschriften, Handschriftproben und Handschrift-Fonts geben wir in keinen KI-Dienst ein. Einzelne Angaben aus Briefings oder Korrespondenz des Kunden geben wir nur in Claude ein (Nr. 13), soweit der Kunde dies nicht untersagt hat.

Betroffene wenden sich für Auskunft, Löschung und Widerspruch bitte an den jeweiligen Kunden. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter.

Privatkunden. Bestellt eine Privatperson Schreiben an Empfänger aus ihrem privaten Umfeld, etwa Weihnachts-, Glückwunsch- oder Einladungskarten, verarbeiten wir die Empfängerdaten (Name, Anschrift, Anrede und Personalisierung) sowie Handschriftproben und Unterschriften, die uns der Kunde von sich selbst überlässt, als eigene Verantwortliche. Wir wenden dabei dieselben Schutzstandards an wie bei Geschäftskunden. Wir verwenden die Daten ausschließlich für die Aufträge dieses Kunden und nicht für Werbung, Adresshandel oder KI-Training, geben sie in keinen KI-Dienst ein und speichern sie in Google Workspace.

Rechtsgrundlage ist gegenüber dem Kunden Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und gegenüber den Empfängern Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Ausführung des Auftrags unseres Kunden und, soweit er dies wünscht, in der Vereinfachung seiner Folgeaufträge. Empfängerdaten löschen wir drei Monate nach dem Versand, es sei denn, der Kunde hat ausdrücklich ihre Speicherung für Folgeaufträge gewünscht. In diesem Fall speichern wir sie bis zu 36 Monate nach Abschluss seines letzten Auftrags. Handschriftproben und Unterschriften des Kunden selbst speichern wir bis zu 36 Monate nach Abschluss seines letzten Auftrags. Der Kunde kann jederzeit eine frühere Löschung verlangen. Auf jeder Sendung aus einem Privatauftrag weisen wir mit einem kurzen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung hin.

Haben Sie ein solches Schreiben erhalten, stammen Ihre Daten von der Person, die es Ihnen schickt. Ihre Rechte (Nr. 19 und 20) können Sie in diesem Fall unmittelbar uns gegenüber geltend machen.

13. Einsatz von KI-Diensten

Für Textentwürfe, etwa für Angebote und Korrespondenz, sowie für die interne Organisation unserer Aufträge nutzen wir Claude im Team-Tarif der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Dabei können Kontakt-, Vertrags- und Projektdaten verarbeitet werden. Wir nutzen einen kommerziellen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem eingegebene Daten nicht zum Training der Modelle verwendet werden.

Ergänzend nutzen wir Grok Business der SpaceXAI LLC, Palo Alto, Kalifornien, USA, ausschließlich für Ideenfindung, Textentwürfe und Konzeptarbeit mit Platzhaltern (z. B. {Vorname}). Personenbezogene Daten geben wir dort nicht ein.

Empfängerlisten, Unterschriften, Handschriftproben und Handschrift-Fonts geben wir in keinen KI-Dienst ein. Ergebnisse werden von uns geprüft. Die KI-Dienste treffen keine Entscheidungen. Rechtsgrundlage für die Nutzung von Claude ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO (effiziente Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen).

14. Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies erlaubt ist. Empfänger sind – unsere Auftragsverarbeiter Vercel (Hosting, Reichweitenmessung), HubSpot (CRM, Besuchertracking), Google (E-Mail, Dokumente) und Anthropic (Claude, Nr. 13), – IT- und Telekommunikationsdienstleister, – Post- und Kurierdienste, – unsere Bank und Zahlungsdienstleisterin Qonto, – Steuer- und Rechtsberater sowie – Behörden und Gerichte, soweit wir dazu verpflichtet sind.

15. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können von dort aus auf Daten zugreifen. Wir stützen die Übermittlung jeweils auf folgende Garantien:

Ob ein Unternehmen nach dem Data Privacy Framework zertifiziert ist, können Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov prüfen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter privacy@inkprynt.com.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen gilt:

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Verlangen Sie die Löschung Ihrer Daten, löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Andernfalls schränken wir die Verarbeitung ein.

17. Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen verarbeiten wir zur Durchführung des Auswahlverfahrens (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und speichern sie in Google Workspace. Wir löschen sie spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Diese Frist dient der Abwehr möglicher Ansprüche, etwa nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Eine längere Speicherung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung oder wenn es zur Einstellung kommt.

18. Bereitstellung der Daten und automatisierte Entscheidungen

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die jeweils erforderlichen Angaben können wir Anfragen jedoch nicht beantworten oder Verträge nicht abschließen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ihr Widerspruchsrecht ist in Nr. 20 gesondert dargestellt. Eine Nachricht an privacy@inkprynt.com genügt.

20. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Widerspruch gegen Direktwerbung: Verarbeiten wir Ihre Daten, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für Werbung.

Widerspruch aus Gründen Ihrer besonderen Situation: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihr Widerspruch ist formfrei möglich, am einfachsten per E-Mail an privacy@inkprynt.com oder per Post an die Anschrift in Nr. 1.

21. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

22. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere TLS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Mehrfaktorauthentifizierung für alle Cloud-Zugänge und die Verpflichtung der eingesetzten Personen auf Vertraulichkeit.

23. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung unter https://inkprynt.com/datenschutz.